Регламент взаимодействия с руководителем обслуживаемой организации 
    Письма Минфина России от 11.03.2016 № 02-07-05/13954, от 18.02.2016 № 02-07-05/9219 содержат весьма важный вывод. В соглашении о передаче ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии (приложении к соглашению) должны быть установлены регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией, содержащий обязательные гарантии по предоставлению своевременной, качественной, достоверной и оперативной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе по требованию руководителя учреждения, порядок информационного взаимодействия между руководителем (ответственными лицами) учреждения и централизованной бухгалтерией, порядок обмена электронными документами и сведениями, порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов, регламентация организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений субъектом учета.
    При этом отсутствует ответ на вопрос, что именно включают в себя данные понятия. В частности, как установить регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией. На наш взгляд, данное понятие включает следующее.
    Во-первых, порядок получения консультаций по вопросам, связанным с бухгалтерским учетом и отчетностью. Как известно, есть некоторое неудобство в удаленности бухгалтерского работника, которому нужно периодически давать указания и при необходимости с ним консультироваться. В регламенте можно указать круг сотрудников, которые могут получать данные консультации (руководитель лично или круг указанных им лиц) и порядок данного общения.
    Во-вторых, порядок разрешения спорных ситуаций. По общему правилу, в случае возникновения разногласий в отношении ведения бухгалтерского учета между руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета:
    1) данные, содержащиеся в первичном учетном документе, принимаются (не принимаются) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, к регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета по письменному распоряжению руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за созданную в результате этого информацию;
    2) объект бухгалтерского учета отражается (не отражается) главным бухгалтером или иным должностным лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицом, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в бухгалтерской (финансовой) отчетности на основании письменного распоряжения руководителя экономического субъекта, который единолично несет ответственность за достоверность представления финансового положения экономического субъекта на отчетную дату, финансового результата его деятельности и движения денежных средств за отчетный период.
    Об этом сказано в п. 8 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ).
 Учетная политика обслуживаемых организаций 
    В соответствии с пунктом 6 Инструкции № 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, формирует свою учетную политику, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им полномочий.
    При этом утверждаются рабочий план счетов бухгалтерского учета, методы оценки отдельных видов имущества и обязательств; формы первичных (сводных) учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни, регистров бухгалтерского учета и иных документов бухгалтерского учета и др.
    Поскольку ведение учета централизованной бухгалтерией может быть связано с регистрацией (отражением) однотипных операций, применение различных учетных методов в отношении разных учреждений может быть сопряжено с известными трудностями. Поэтому актуальным является вопрос, можно ли обязать все обслуживаемые учреждения применять единую учетную политику.
    Для централизованной бухгалтерии, обслуживающей учреждения различных типов, такой порядок был бы удобен. Унификация облегчила бы ведение учета и формирование отчетности. Однако необходимо принимать во внимание следующее.
    В отличие от своего предшественника (Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ) Закон № 402-ФЗ не обозначает конкретно полномочия и обязанности главного бухгалтера, так как этот вопрос является предметом регулирования локальных актов экономического субъекта. Нет в Законе № 402-ФЗ и положения о том, что главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, а Инструкцией № 157н данная обязанность возложена на субъект учета, то есть в целом на учреждение.
    Таким образом, учетная политика должна быть разработана в каждом обслуживаемом учреждении. Централизованная бухгалтерия не может утвердить единую учетную политику для всех обслуживаемых учреждений ни своим приказом, ни соответствующим распорядительным документом главного распорядителя подведомственных учреждений.
    Подтверждают это и материалы проверок деятельности учреждений (см. материалы на официальном сайте администрации муниципального образования Ширинский район Республики Хакасия www.shiranet.ru, меню: Главная - Контрольно-счетная палата - Контрольные мероприятия - Отчеты по проверкам - Отчет по результатам проверки централизованной бухгалтерии Управления образования…, п. 4).
 Регламент документооборота 
    Для правильной организации работы централизованной бухгалтерии крайне важным является своевременное получение первичных документов и других материалов, необходимых для осуществления бухгалтерского учета и контроля. При этом у сотрудников централизованной бухгалтерии должно оставаться время на обработку соответствующих документов.
    По некоторым разновидностям документов определение сроков предоставления в централизованную бухгалтерию не представляет трудности. Например:
    - по счетам на оплату - на следующий день после выписки;
    - по приказам о предоставлении отпуска - не позднее чем за три дня до начала отпуска и др.
    Более сложным является утверждение графика документооборота по документам, связанным с начислениями в пользу сотрудников, по которым установлены нормативные сроки. Например: по табелю рабочего времени, листкам нетрудоспособности.
    Достаточно часто в графиках документооборота устанавливаются четкие даты предоставления данных документов. Скажем, 18-23-е число месяца. В случае с табелем изменения, возникшие после 23-го числа, корректируются в следующем месяце, листки же нетрудоспособности, не сданные до 23-го числа, принимаются и оплачиваются в следующем месяце.
    Применение данного порядка является спорным. Так, в соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" страхователь назначает пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком в течение 10 календарных дней со дня обращения застрахованного лица за его получением с необходимыми документами. Выплата пособий осуществляется страхователем в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.
    Поэтому соответствующие даты в графике нужно устанавливать таким образом, чтобы крайний срок предоставления документа в централизованную бухгалтерию составлял менее 10 дней до даты выплаты заработной платы.
 Кассовая книга 
    Одним из чрезвычайно важных организационных вопросов функционирования централизованных бухгалтерий является соблюдение кассовой дисциплины в условиях передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета.
    Как подчеркивается в письмах Минфина России от 11.03.2016 № 02-07-05/13954, от 18.02.2016 № 02-07-05/9219, создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения. Однако вопрос кассовой дисциплины является более широким и включает различный круг вопросов.
    Любое учреждение (независимо от применяемой системы налогообложения) обязано вести кассовую книгу (форма 0504514), если получает или расходует наличные деньги (п. 1, пп. 4.6 п. 4 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указания № 3210-У). Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).
    При этом актуальным является вопрос: правомерно ли составление единой кассовой книги по централизованной бухгалтерии с включением операций по выдаче денежных средств по обслуживаемым учреждениям?
    Статус юридического лица подразумевает наличие отдельного лицевого (расчетного) счета, а также ведение раздельного бухгалтерского учета и наличие отдельных кассовых книг и т. п. Поэтому ведение единой кассовой книги является не совсем корректным. Затруднительным в данной ситуации может стать и осуществление проверочных мероприятий в отношении учреждения.
    Подтверждают указанный вывод и материалы проверок деятельности учреждений. Так, нарушением считается тот факт, что в проверяемом периоде централизованная бухгалтерия вела единую кассовую книгу совместно с обслуживаемыми организациями без разделения по юридическим лицам (постановление администрации г. Саратова от 30.06.2010 № 1616 "О результатах проверки финансово-хозяйственной деятельности МУ "Централизованная бухгалтерия учреждений образования Ленинского района города Саратова").
    К сожалению, в настоящее время по данному вопросу в нашем распоряжении имеются только материалы, принятые до вступления в силу Указаний № 3210-У, однако общий подход к ведению кассовой книги в этом отношении не изменялся.
    Не обязательно, чтобы каждую из отдельных кассовых книг вел независимый специалист. Несколько кассовых книг может вести один кассир централизованной бухгалтерии.
    Как известно, за несоблюдение условий работы с денежной наличностью и порядка ведения операций по кассе на учреждение может налагаться штраф. В соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 руб.; на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб.
    В условиях работы централизованной бухгалтерии нужно помнить, что соблюдение требований законодательства об оприходовании денежных средств "день в день", требует разработки определенных регламентов работы. Если, например, кассир обслуживаемого учреждения в конце рабочего дня подготавливает денежную выручку и платежные документы, а сдает приходный кассовый ордер и выручку централизованной бухгалтерии только следующим утром, речь идет о нарушении, за которое могут оштрафовать (см., например, решение Муромского городского суда Владимирской области от 13.07.2015 № 12-108/2015).
 Соблюдение законодательства о закупках 
    Вопросы о распределении компетенции между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми организациями могут возникать и в сфере правоотношений, связанных с закупками товаров, работ или услуг для государственных нужд.
    При заключении договоров бюджетным и казенным учреждениям следует руководствоваться Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон № 44-ФЗ).
    Большинство норм Закона № 44-ФЗ в плане разграничения полномочий являются достаточно конкретными, но все же иногда у практикующих специалистов могут возникать вопросы.
    В силу ч. 2 и 4 ст. 38 Закона № 44-ФЗ в случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает 100 млн руб. и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (контрактного управляющего).
    Контрактный управляющий разрабатывает план закупок, план-график, осуществляет иные полномочия, предусмотренные нормами действующего законодательства.
    Закон № 44-ФЗ не содержит ограничений по кругу должностных лиц, которые могли бы выполнять функции контрактного управляющего. Главное требование - наличие у контрактного управляющего профессионального образования или дополнительного профессионального образования в сфере размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд, а с 2017 г. - высшего образования или дополнительного образования в сфере закупок (ч. 6 ст. 38, ч. 23 ст. 112 Закона № 44-ФЗ). Поэтому актуальным является вопрос, можно ли назначить контрактным управляющим для всех обслуживаемых учреждений одного человека, скажем, бухгалтера централизованной бухгалтерии.
    Из разъяснений контролирующих ведомств можно сделать вывод, что соответствующим законодательству такой подход не является. Такого вывода, например, придерживалось Главное контрольное управление по Челябинской области (gku74.ru, рубрика "Вопрос-ответ"). Несмотря на то что данный орган не был наделен полномочиями по официальному разъяснению положений законодательства РФ в сфере закупок, на наш взгляд, указанная позиция полностью согласовывается с нормативными требованиями.